BWA lesen und verstehen: Aufbau, Kennzahlen, Stolpersteine

Was ist eine BWA?

Wer eine BWA lesen und verstehen möchte, sollte zuerst wissen, wofür sie da ist. Die BWA fasst die Zahlen Ihrer Buchhaltung für einen Zeitraum zusammen, meist monatlich. Sie zeigt, wie viel Umsatz Sie erzielt haben, welche Kosten angefallen sind und welches Ergebnis daraus entsteht. Damit ist sie ein Werkzeug für Ihre Entscheidungen im laufenden Jahr, kein Steuerdokument. Sie beruht auf dem aktuellen Stand der Buchhaltung und ist deshalb nur so gut wie die Buchungen dahinter.

Wofür Unternehmen die BWA nutzen

Eine gesetzliche Pflicht zur BWA gibt es nicht. Trotzdem arbeiten viele Unternehmen monatlich damit, und zwar aus drei Gründen: Sie steuern damit das laufende Geschäft, sie bereiten Gespräche mit dem Steuerberater vor, und bei Finanzierungsfragen lassen sich Banken häufig aktuelle Auswertungen zeigen.

Welche Formen es gibt

Die meisten Programme liefern eine Standardauswertung. Daneben gibt es erweiterte Auswertungen und solche, die auf eine Branche zugeschnitten sind, etwa für Handwerk, Handel oder freie Berufe. Bezeichnung und Reihenfolge der Zeilen unterscheiden sich je nach Programm, die Logik bleibt gleich. Auch den Zeitraum können Sie wählen: den einzelnen Monat, die Summe seit Jahresbeginn oder den Vergleich mit dem Vorjahr.

So ist eine BWA aufgebaut

BWA, Gewinn- und Verlustrechnung und Kontenblatt im Unterschied

Drei Begriffe werden oft verwechselt. Die BWA ist eine Auswertung für Ihre Steuerung im laufenden Jahr. Die Gewinn- und Verlustrechnung gehört zum Jahresabschluss, den Ihr Steuerberater erstellt. Das Kontenblatt zeigt alle Buchungen eines einzelnen Kontos und ist das Werkzeug, mit dem Sie eine auffällige Zahl der BWA bis zum Beleg zurückverfolgen.

Wo steht der Gewinn in der BWA?

Eine Zeile mit dem Namen „Gewinn“ gibt es in vielen Auswertungen nicht. Das Ergebnis entsteht in Stufen. Von der Gesamtleistung ziehen Sie den Materialaufwand ab und erhalten den Rohertrag. Davon gehen die Kosten ab, übrig bleibt das Betriebsergebnis. Neutrale Posten kommen hinzu oder gehen ab, und am Ende steht das Gesamtergebnis, je nach Programm als „Vorläufiges Ergebnis“ oder „Ergebnis“ bezeichnet.

„Vorläufig“ heißt: Es fehlen noch Buchungen, die erst mit dem Jahresabschluss entstehen. Das Ergebnis kann sich deshalb noch verändern. Wer die Stufen kennt, findet jede Zahl der BWA wieder und kann sie bis zum Beleg verfolgen.

BWA lesen Schritt für Schritt

1. Beginnen Sie oben: Schauen Sie zuerst auf die Gesamtleistung. Entspricht der Umsatz dem, was Sie erwartet haben?
2. Gehen Sie zu den Kosten: Welche Kostenarten sind auffällig hoch oder niedrig? Fragen Sie bei Abweichungen nach dem Grund.
3. Schauen Sie auf das Ergebnis: Passt es zur Gesamtleistung und zu den Kosten? Wenn nicht, liegt oft eine einzelne Buchung dahinter.
4. Vergleichen Sie: Eine einzelne BWA sagt wenig. Aussagekräftig wird sie im Vergleich mit dem Vormonat, dem gleichen Zeitraum des Vorjahres und Ihrem Plan.
5. Schauen Sie auf Veränderungen: Nicht die absolute Zahl entscheidet, sondern die Entwicklung. Steigen die Kosten stärker als der Umsatz, lohnt ein genauer Blick.

Ein Beispiel für die Leserichtung

Angenommen, das Ergebnis eines Monats liegt unter dem des Vormonats, obwohl der Umsatz ähnlich geblieben ist. Dann liegt die Ursache bei den Kosten oder beim Materialaufwand. Sie gehen die Kostenarten durch und stoßen auf Personalkosten, die gestiegen sind. Ein Blick ins Kontenblatt zeigt, ob eine einmalige Zahlung dahintersteckt, etwa eine Nachzahlung, oder ob die Kosten dauerhaft höher liegen. Aus der Antwort ergibt sich, ob Sie handeln müssen oder ob es sich um einen einmaligen Effekt handelt. So führt jede Zahl der BWA über wenige Schritte zu einer konkreten Frage.

Fünf Fragen an jede BWA

1. Passt der Umsatz zu dem, was ich erwartet habe?
2. Welche Kostenart hat sich gegenüber dem Vormonat am stärksten verändert?
3. Was davon war einmalig, und was bleibt?
4. Was fehlt noch, etwa Belege, Rechnungen oder Buchungen?
5. Was folgt daraus für die nächsten Wochen?

Wer diese Fragen jeden Monat stellt, liest schon nach einem Quartal sicherer. Die Antworten sind außerdem eine gute Grundlage für das Gespräch mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Bank.

Kennzahlen, die sich lohnen

Aus der BWA lassen sich wenige Kennzahlen ableiten, die auf einen Blick Orientierung geben:

• Rohertragsquote: Rohertrag geteilt durch Gesamtleistung. Sie zeigt, wie viel von jedem Umsatz nach Abzug des Materialeinsatzes übrig bleibt.
• Personalkostenquote: Personalkosten geteilt durch Gesamtleistung. Sie zeigt, wie stark das Personal Ihr Ergebnis bindet.
• Kostenquote je Kostenart: Die einzelne Kostenart geteilt durch Gesamtleistung. So erkennen Sie, welche Kosten mit dem Geschäft mitwachsen und welche nicht.

Ein Rechenbeispiel zeigt, wie das aussieht. Die Zahlen sind erfunden und stammen von keinem Unternehmen:

Im Beispiel bleiben von 100 Umsatz 60 nach dem Materialeinsatz übrig, und davon verbleiben 10 als Betriebsergebnis. Entscheidend ist, wie sich diese Werte von Monat zu Monat entwickeln. Steigen die Personalkosten auf 35 von 100 Umsatz, schrumpft das Betriebsergebnis auf 5, obwohl der Umsatz gleich geblieben ist.

Welche Kennzahlen für Ihr Unternehmen wichtig sind, hängt von Ihrem Geschäftsmodell ab. Ein Dienstleister schaut anders auf seine Zahlen als ein Händler.

BWA für Dienstleister und für Händler

Bei einem Dienstleister steckt der größte Teil der Kosten im Personal. Dort lohnt der Blick auf die Personalkostenquote und darauf, wie viele der bezahlten Stunden tatsächlich abgerechnet werden. Bei einem Händler stehen Wareneinsatz und Lagerbestand im Vordergrund: Steigt der Materialaufwand stärker als der Umsatz, sind Einkaufskonditionen, Rabatte oder Schwund oft die Ursache. Beide Betriebe lesen dieselbe BWA, aber an anderen Zeilen zuerst.

Typische Stolpersteine

• Die BWA ist vorläufig. Unterjährig fehlen oft noch Buchungen, die erst im Zuge des Jahresabschlusses entstehen, etwa Abschreibungen oder Abgrenzungen. Das Ergebnis kann sich dadurch noch verändern.
• Ergebnis ist nicht Kontostand. Eine BWA zeigt Erträge und Aufwendungen, nicht die Zahlungen. Eine Rechnung, die Sie gestellt haben, deren Betrag aber noch nicht eingegangen ist, steht im Ergebnis, aber nicht auf dem Konto. Für die Frage, ob das Geld reicht, brauchen Sie zusätzlich eine Liquiditätsplanung.
• Fehlende Belege verfälschen das Bild. Was nicht gebucht ist, steht nicht in der BWA. Eine BWA mit Lücken in den Belegen zeigt ein zu gutes oder ein zu schlechtes Ergebnis.
• Falsche Zuordnung. Wird eine Ausgabe auf dem falschen Konto gebucht, wandert sie in die falsche Kostenart. Gerade bei einem neuen Kontenplan lohnt ein Blick auf die Zuordnung.
• Eine BWA ersetzt keine steuerliche Würdigung. Sie sagt nichts darüber, wie ein Vorgang steuerlich behandelt wird. Das klärt Ihr Steuerberater.

Wie Sie aus einem guten Ergebnis trotzdem ein Zahlungsproblem erkennen, zeigt der Beitrag Liquidität verbessern.

Wie oft Sie die BWA ansehen sollten

Für viele Unternehmen genügt ein fester Termin im Monat. Entscheidend ist die Reihenfolge: Die Buchhaltung des Vormonats ist abgeschlossen, die BWA liegt vor, und Sie nehmen sich Zeit für die fünf Fragen. Bei stark schwankendem Geschäft, etwa mit Saisonspitzen, lohnt zusätzlich ein Blick auf Zwischenstände.

Wichtiger als der Rhythmus ist die Aktualität. Eine BWA auf Basis von Zahlen, die drei Monate alt sind, beschreibt nicht mehr das Unternehmen von heute. Sie hilft dann bei der Rückschau, aber nicht bei der Steuerung.

Was Sie für eine aussagekräftige BWA beitragen können

Die beste Auswertung ist nur so gut wie die Buchhaltung, aus der sie entsteht. Drei Dinge liegen bei Ihnen: Belege vollständig und regelmäßig liefern, Zahlungen auf dem Geschäftskonto abwickeln und Fragen zu unklaren Buchungen beantworten. Wer das einhält, erhält eine BWA, der er vertrauen kann.

Wenn die BWA Fragen aufwirft

Am meisten lernen Sie, wenn Sie Ihre BWA gemeinsam mit jemandem durchgehen, der Ihre Buchhaltung kennt. Wir erstellen Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung und erklären Ihnen Position für Position, was sie bedeutet. Wie das abläuft, steht auf der Seite zur betriebswirtschaftlichen Beratung. Wenn Sie lieber selbst sicher im Lesen werden möchten, hilft ein Buchhaltungscoaching. Und wenn Ihnen unklar ist, welche Aufgaben bei Ihrem Steuerberater liegen, lesen Sie den Beitrag Was darf ein Buchhalter?. Ob erste Frage oder konkreter Bedarf: Über den Kontakt erreichen Sie uns.