Lohnabrechnung extern vergeben: worauf Sie achten sollten

Warum Unternehmen die Lohnabrechnung extern vergeben

Wer die Lohnabrechnung extern vergeben will, hat meist einen konkreten Anlass. Die Lohnabrechnung kehrt jeden Monat wieder, und ein Fehler kann Beschäftigte, Krankenkassen und Finanzamt zugleich betreffen. Beiträge, Meldungen und Änderungen im Recht verlangen laufende Aufmerksamkeit, und für kleinere Betriebe ist eine eigene Lohnbuchhaltung schwer auszulasten. Typische Anlässe sind:

• Die erste Mitarbeiterin oder der erste Mitarbeiter wird eingestellt.
• Das Team wächst, und mit Aushilfen, Minijobs oder wechselnden Stunden steigt der Aufwand.
• Im Haus fehlt das Fachwissen für Meldungen und Besonderheiten der Branche.
• Sie möchten die Zeit lieber in Ihr Kerngeschäft stecken.

Wer die Lohnabrechnung übernehmen kann

Es gibt mehrere Wege. Ein Lohnbüro ist ein Dienstleister, der Löhne und Gehälter für andere Unternehmen abrechnet. Auch Steuerberater und Anbieter für laufende Buchhaltung übernehmen die Abrechnung. Wer im Haus abrechnet, braucht dafür eine geeignete Software und eine Person, die sie beherrscht. Die Wege unterscheiden sich im Umfang, in der Erreichbarkeit und darin, wie eng die Abrechnung mit der Buchhaltung verbunden ist. Genau dieser Zusammenhang spricht oft für einen Anbieter, der beides aus einer Hand führt.

Intern oder extern: was Sie vergleichen sollten

Wer die Lohnabrechnung im Haus erledigt, trägt Gehalt und Nebenkosten der zuständigen Person, Software und Lizenzen, Fortbildung zu laufenden Änderungen und die Zeit für Rückfragen und Kontrolle. Stellen Sie diesen Aufwand dem Angebot eines externen Anbieters gegenüber. Eine Aussage, welche Lösung günstiger ist, lässt sich ohne diese Angaben nicht treffen. Neben dem Betrag zählt, wie sicher Ihre Abrechnung heute aufgestellt ist. Wie Sie den Vergleich Schritt für Schritt rechnen, zeigt der Beitrag Buchhaltung auslagern: Kosten, Ablauf und Wechsel.

Wovon die Kosten abhängen

Die Kosten einer externen Lohnabrechnung richten sich nach dem Aufwand. Er steigt mit der Zahl der Beschäftigten, mit der Zahl der Änderungen im Monat und mit Besonderheiten Ihrer Branche. Auch die Entgeltarten spielen eine Rolle, etwa Zuschläge, Sachbezüge oder Einmalzahlungen, und ob zusätzliche Bescheinigungen oder Auswertungen gewünscht sind. Anbieter rechnen häufig je Beschäftigtem und Monat ab, mit einer Pauschale oder nach Aufwand. Im Angebot sollte stehen, was darin enthalten ist und was gesondert berechnet wird. Das Angebot entsteht deshalb nach dem Erstgespräch und richtet sich nach Ihrem Unternehmen.

Drei Fragen, die die Entscheidung erleichtern

1. Wie viele Stunden im Monat stecken heute in Abrechnung, Meldungen und Rückfragen?
2. Wie sicher fühlen Sie sich bei Meldungen und bei Änderungen im Recht?
3. Was würde ein Fehler bei Ihren Beschäftigten und gegenüber den Behörden auslösen?

Fallen die Antworten hoch aus, spricht das für die Abgabe. Fallen sie niedrig aus, ist die eigene Abrechnung mit guter Software oft ausreichend. Beides ist eine Entscheidung nach Aufwand und Risiko, nicht nach Prinzip.

Was Sie abgeben und was bei Ihnen bleibt

Die Verantwortung gegenüber Finanzamt, Krankenkassen und Beschäftigten bleibt beim Arbeitgeber. Deshalb lohnt sich ein Anbieter, der seine Arbeit nachvollziehbar macht und Rückfragen klärt, statt Ergebnisse nur weiterzugeben.

Was zur Lohnabrechnung gehört

Im Alltag umfasst die Lohnabrechnung mehr als die Entgeltabrechnung selbst:

• die monatliche Abrechnung für jede beschäftigte Person,
• die Lohnsteuer-Anmeldung,
• Meldungen und Beitragsnachweise für die Sozialversicherung,
• die Entgeltabrechnungen für die Beschäftigten,
• das Lohnjournal und Auswertungen für Ihre Buchhaltung,
• die Arbeiten zum Jahresende, etwa Bescheinigungen und Jahresmeldungen.

Für jede Beschäftigungsform gelten eigene Regeln für Beiträge und Meldungen: Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Aushilfe oder Werkstudent. Nennen Sie dem Anbieter deshalb gleich zu Beginn, welche Formen es in Ihrem Betrieb gibt.

Worauf Sie bei der Wahl eines Anbieters achten sollten

1. Leistungsumfang: Klären Sie, was im Angebot enthalten ist: Abrechnung, Lohnsteuer-Anmeldung, Meldungen, Lohnjournal, Bescheinigungen. Was wird gesondert berechnet?
2. Datenschutz: Lohndaten sind sensibel, sie enthalten etwa Krankheitstage und persönliche Angaben. In der Regel ist dafür ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach der Datenschutz-Grundverordnung nötig. Fragen Sie, wo die Daten liegen und wer Zugriff hat.
3. Übergabeweg: Legen Sie fest, wie Sie Daten übergeben. Ein gesicherter Weg ist besser als eine gewöhnliche E-Mail mit Anhang.
4. Software und Schnittstellen: Fragen Sie, in welcher Software abgerechnet wird und wie die Lohnbuchungen in Ihre Buchhaltung kommen.
5. Branchenkenntnis: Manche Branchen haben eigene Regeln. Am Bau zum Beispiel gelten das Sozialkassenverfahren und die Winterbeschäftigungsumlage. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag Baulohn: Besonderheiten der Lohnabrechnung am Bau.
6. Ansprechpartner: Wer ist Ihr fester Ansprechpartner, und wie erreichen Sie ihn?
7. Verantwortung: Wer verantwortet die Abrechnung fachlich?
8. Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater: Welche Unterlagen bekommt er, und welche Aufgaben bleiben dort? Mehr dazu im Beitrag Was darf ein Buchhalter?.
9. Vertragsbedingungen: Laufzeit, Kündigung und die Rückgabe Ihrer Daten am Ende gehören in den Vertrag.

Datenschutz bei Lohndaten

Lohndaten gehören zu den sensibelsten Daten im Unternehmen. Sie verraten etwa Krankheitstage, Bankverbindungen und Familienverhältnisse. Klären Sie deshalb vor dem Start vier Dinge: Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? Auf welchem Weg werden Daten übertragen, nämlich verschlüsselt und nicht als einfache E-Mail? Wer hat Zugriff auf die Abrechnungsdaten? Wann werden Daten gelöscht oder zurückgegeben? Ein Anbieter, der diese Fragen ohne Zögern beantwortet, hat seine Abläufe geordnet.

Was Sie für den Start bereithalten sollten

Die Übernahme gelingt am einfachsten, wenn diese Angaben vorliegen: die Stammdaten aller Beschäftigten, die Arbeitsverträge mit Entgeltbestandteilen, die bisherigen Abrechnungen des laufenden Jahres, damit die Jahressummen stimmen, und die Angaben zu Krankenkassen und Betriebsstätte. Vereinbaren Sie außerdem einen festen Stichtag im Monat, bis zu dem Änderungen vorliegen.

Ein Monat in der Zusammenarbeit

Im laufenden Betrieb wiederholt sich ein fester Ablauf. Sie melden bis zum vereinbarten Stichtag alle Änderungen des Monats. Der Anbieter erstellt daraus die Abrechnungen und stellt Rückfragen, wenn Angaben fehlen oder nicht zusammenpassen. Sie sehen die Ergebnisse durch und geben sie frei. Danach folgen die Lohnsteuer-Anmeldung und die Meldungen. Je klarer dieser Rhythmus ist und je zuverlässiger Sie den Stichtag einhalten, desto weniger Korrekturen entstehen.

So läuft die Übergabe ab

1. Erstgespräch: Sie schildern Zahl der Beschäftigten, Besonderheiten und Ihre bisherige Software. Das Gespräch ist bei uns kostenfrei und unverbindlich.
2. Bestandsaufnahme: Beschäftigte, Entgeltarten und Meldewege werden gemeinsam erfasst.
3. Datenübernahme: Stammdaten und die Stände des laufenden Jahres werden übernommen.
4. Erste Abrechnung: Sie vergleichen das Ergebnis mit Ihrer bisherigen Abrechnung und klären Abweichungen.
5. Laufender Betrieb: Sie melden Änderungen bis zum vereinbarten Stichtag, die Abrechnung läuft im festen Rhythmus.

Ein Wechsel zum Jahresbeginn vereinfacht die Übernahme der Jahressummen. Unterjährig müssen die bisherigen Stände mitgenommen und abgeglichen werden, das ist machbar, braucht aber vollständige Unterlagen. Legen Sie den Wechsel deshalb auf den Beginn eines Abrechnungsmonats und nicht in dessen Mitte.

Was Ihre Beschäftigten davon merken

Für die Beschäftigten ändert sich im Idealfall wenig: Die Entgeltabrechnung kommt zum gewohnten Zeitpunkt, nur der Absender ist ein anderer. Fragen zur Abrechnung gehen künftig an einen neuen Ansprechpartner, entweder direkt oder über Ihre interne Stelle. Sagen Sie Ihrem Team vorab, wer das ist und wie Rückfragen laufen. Erklären Sie auch, dass Lohndaten nur für die Abrechnung genutzt und geschützt weitergegeben werden. Das nimmt Unsicherheit und spart Rückfragen in den ersten Monaten.

Was Sie im eigenen Haus vorbereiten

Bestimmen Sie vor dem Wechsel eine Person, die Änderungen sammelt und Rückfragen beantwortet. Legen Sie fest, ab welchem Abrechnungsmonat der neue Anbieter übernimmt, und klären Sie, wer in Ihrem Haus Zugriff auf die Abrechnungsdaten behält. Halten Sie außerdem fest, welche Unterlagen der Anbieter von Ihnen zum Start braucht und wer sie liefert.

Was schiefgehen kann

• Änderungen kommen spät an: Neue Beschäftigte oder Abwesenheiten, die nicht gemeldet werden, führen zu Korrekturen.
• Unklare Zuständigkeit: Wenn niemand weiß, wer Meldungen und Rückfragen übernimmt, bleibt Arbeit liegen.
• Fehlende Stammdaten: Ohne vollständige Angaben bei Neueintritten lässt sich nicht sauber abrechnen.
• Branchenregeln übersehen: Zusatzmeldungen und Umlagen werden nicht berücksichtigt.

Vor- und Nachteile im Überblick

Das spricht für die externe Abrechnung: Sie sparen Zeit, Sie nutzen Fachwissen, das im Haus nicht vorhanden ist, und die Abrechnung läuft in einem festen Rhythmus. Dagegen stehen ein Abstimmungsaufwand zu Beginn, die Weitergabe sensibler Daten und die Abhängigkeit von einem Partner. Die Weitergabe der Daten lässt sich mit einem geregelten Übergabeweg und einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung absichern. Gegen die Abhängigkeit helfen ein fester Ansprechpartner und klare Vertragsbedingungen.

Wie wir die Lohnabrechnung übernehmen

Wir erstellen Ihre monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung und fertigen die Lohnsteuer-Anmeldung. Für Betriebe im Baugewerbe rechnen wir Löhne im Bauhaupt- und Baunebengewerbe ab, einschließlich der Meldungen an die Sozialkasse. Wie die Zusammenarbeit abläuft, steht auf der Seite Zusammenarbeit. Die Leistungen im Einzelnen beschreiben die Seiten Lohn- und Gehaltsabrechnung und Baulohn. Ob erste Frage oder konkreter Bedarf: Über den Kontakt erreichen Sie uns.