Gründungskosten buchen: so starten Sie die Buchhaltung

Gründungskosten buchen: warum die Buchhaltung mit dem ersten Beleg beginnt

Wer Gründungskosten buchen möchte, beginnt nicht beim Konto, sondern beim Beleg: der Rechnung des Notars, der Einzahlung des Stammkapitals, dem ersten Software-Abo. Die Buchhaltung startet mit dem ersten Beleg, nicht mit dem ersten Umsatz. Wer diese Vorgänge von Anfang an sauber erfasst, legt die Grundlage für verlässliche Zahlen und erspart sich späteres Nachholen.

Steuerliche Fragen zu Ihrem Fall klärt Ihr Steuerberater, hier geht es um die Buchhaltung selbst.

Ab wann gilt die Buchführungspflicht?

Für Kapitalgesellschaften gilt eine klare Grundregel: GmbH und UG (haftungsbeschränkt) gelten als Handelsgesellschaften und sind nach dem Handelsgesetzbuch und dem GmbH-Gesetz buchführungspflichtig. Die Pflicht folgt aus der Rechtsform und beginnt nicht erst mit dem ersten Umsatz. Ob sie schon vor der Eintragung ins Handelsregister einsetzt, klärt Ihr Steuerberater für Ihren Fall. Zu Beginn des Handelsgewerbes ist außerdem eine Eröffnungsbilanz aufzustellen. Sie erstellt Ihr Steuerberater, wir liefern die Buchhaltung dafür.

Für Einzelunternehmer und Personengesellschaften hängt die Pflicht nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung von Art und Umfang des Geschäfts ab, Freiberufler sind davon in der Regel nicht erfasst. Unabhängig davon gilt: Auch wer nicht buchführungspflichtig ist, muss Einnahmen und Ausgaben aufzeichnen und belegen können, und Grundlage dafür sind die Belege. Wer sie von Anfang an ordnet, hat es später leichter.

Gründungskosten im Überblick

Zu den Gründungskosten zählen vor allem Notar- und Registerkosten sowie Gebühren für Anmeldungen. Die Gesellschaft trägt diese Kosten nur, wenn der Gesellschaftsvertrag das vorsieht. Für diese Regelung hat sich der Begriff Gründungskostenklausel eingebürgert. Welche Kosten der Vertrag übernimmt, stimmen Sie vor der Beurkundung mit dem Notar und Ihrem Steuerberater ab.

Gründungskosten entstehen nicht an einem Tag. Der Notar rechnet nach der Beurkundung ab, das Registergericht nach der Anmeldung, weitere Kosten folgen mit Anschaffungen und Verträgen. Wer jede Rechnung am Tag des Eingangs ablegt, hat am Ende der Gründungsphase eine vollständige Akte.

Die folgende Tabelle zeigt, wie typische Vorgänge der Gründung in der Buchhaltung behandelt werden:

Für jeden Vorgang gilt: kein Beleg, keine Buchung. Sammeln Sie Rechnungen und Zahlungsnachweise von Anfang an, auch die, die Sie privat vorgestreckt haben. Buchungsbelege müssen nach den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt werden, für Kaufleute nach dem Handelsgesetzbuch, im Steuerrecht nach der Abgabenordnung.

Das Beispiel in Worten

Weil eine GmbH zum Jahresende eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen muss, ist ihre Buchhaltung in der Praxis die doppelte Buchführung: Jeder Vorgang wird auf zwei Konten erfasst, einmal im Soll und einmal im Haben. So sieht die Buchung aus, wenn die Gesellschaft Notar- und Registerkosten laut Gesellschaftsvertrag trägt:

• Das Stammkapital wird voll eingezahlt: Bank im Soll, gezeichnetes Kapital im Haben.
• Die Notarrechnung wird vom Konto der Gesellschaft bezahlt: Rechts- und Beratungskosten im Soll, Bank im Haben.
• Ein Gründer bezahlt die Notarrechnung privat: Rechts- und Beratungskosten im Soll, Verbindlichkeit gegenüber dem Gründer im Haben. Bei der Erstattung steht die Verbindlichkeit im Soll und die Bank im Haben.

Was Soll und Haben bedeuten, erklärt der Beitrag Buchhaltung lernen.

Auf welches Konto gehören die Kosten?

Notar- und Registerkosten werden in der Regel auf einem Konto für Rechts- und Beratungskosten gebucht. Welche Kontonummer das ist, hängt vom Kontenrahmen ab. Im Kontenplan Ihrer Software finden Sie das Konto unter diesem Namen. Enthält die Rechnung Umsatzsteuer, wird sie gesondert erfasst. Ob ein Vorsteuerabzug möglich ist, klärt Ihr Steuerberater.

Wichtiger als die einzelne Nummer ist, dass alle Gründungskosten nach demselben Muster gebucht werden. Dann lassen sie sich später in der Auswertung wiederfinden und bei Rückfragen leicht belegen.

Der Kontenrahmen: SKR 03 oder SKR 04

Jede Buchhaltung braucht einen Kontenplan: die Liste der Konten, auf denen gebucht wird. Die meisten Unternehmen starten nicht bei null, sondern mit einem Standardkontenrahmen (SKR). Die gängigen Rahmen SKR 03 und SKR 04 stammen von DATEV und sind in vielen Buchhaltungsprogrammen hinterlegt.

• SKR 03 ist nach Geschäftsprozessen gegliedert. Sie finden zum Beispiel Anlage- und Kapitalkonten, Finanzkonten, Wareneingang, betriebliche Aufwendungen und Erlöse in dieser Reihenfolge.
• SKR 04 folgt der Gliederung von Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung. Er beginnt mit Anlagevermögen, Umlaufvermögen, Eigenkapital und Fremdkapital und führt dann Erträge und Aufwendungen auf.

Für gemeinnützige Organisationen wie Vereine gibt es einen eigenen Kontenrahmen. Welcher Rahmen zu Ihnen passt, hängt von Ihrem Unternehmen, Ihrer Software und der Abstimmung mit Ihrem Steuerberater ab. Wichtig ist, ihn zu Beginn festzulegen, denn ein späterer Wechsel bedeutet Umbuchungen und Aufwand. Mit dem Rahmen steht zugleich fest, unter welchen Nummern Sie die Gründungskosten finden. Das Anlegen des Kontenplans übernehmen wir für Sie.

Gründen Sie in Dresden, zeigt die Seite Buchhaltungsservice Dresden, wie die laufende Buchhaltung bei wachsendem Team und zunehmenden Belegen aufgesetzt wird.

Welche Konten Sie in den ersten Wochen brauchen

Wie die Konten im Einzelnen heißen und nummeriert sind, bestimmt der Kontenrahmen.

Vor dem Notartermin: das lässt sich vorbereiten

Die Buchhaltung kann schon vor der Beurkundung vorbereitet werden. Fünf Dinge lohnen sich:

1. Den Gesellschaftsvertrag mit Notar und Steuerberater abstimmen, besonders die Regelung zu den Gründungskosten.
2. Kontenrahmen und Buchhaltungssoftware auswählen.
3. Festlegen, über welches Konto die Notarrechnung bezahlt wird.
4. Einen Belegweg bestimmen, damit vom ersten Tag an nichts verloren geht.
5. Einen Termin für die erste Besprechung der Zahlen einplanen.

Was Sie vom Gründungstag an aufheben sollten

Für die Buchhaltung und für Rückfragen lohnt sich eine feste Gründungsakte, am besten digital:

• der Gesellschaftsvertrag und der Auszug aus dem Handelsregister,
• die Rechnungen von Notar und Registergericht samt Zahlungsnachweis,
• der Nachweis über die Einzahlung des Stammkapitals,
• Verträge, die laufende Kosten auslösen, etwa Miete, Software und Versicherungen,
• alle Rechnungen für Erstausstattung und Anschaffungen,
• die Zugangsdaten und Vollmachten für Geschäftskonto und Buchhaltungssoftware.

So müssen Sie später nichts mühsam zusammensuchen, und jede Buchung lässt sich auf einen Beleg zurückführen.

Typische Fehler am Anfang

Drei Fehler begegnen uns bei Gründern besonders häufig: Privates und Geschäftliches wird gemischt, Belege haben keine feste Ablage, und der Kontenplan wechselt später. Welche weiteren Fehler zu Beginn teuer werden und wie Sie sie vermeiden, beschreibt der Beitrag Häufige Fehler beim Start in die Selbstständigkeit.

Die ersten Monate: das sollten Sie einrichten

1. Eigenes Geschäftskonto: Trennen Sie Geschäftliches und Privates von Beginn an.
2. Digitaler Belegweg: Legen Sie fest, wie Rechnungen zur Buchhaltung kommen, etwa über das Unternehmensportal Ihres Buchhalters, per E-Mail oder direkt über Ihre Software.
3. Kontenplan und Software: Wählen Sie Kontenrahmen und Programm, bevor die ersten Buchungen entstehen.
4. Zugang für Berater: Richten Sie Zugänge für Buchhaltung und Steuerberater ein, damit beide mit denselben Daten arbeiten.
5. Fester Rhythmus: Vereinbaren Sie, wann gebucht wird und wann Sie Ihre Zahlen besprechen.
6. Liquiditätsplanung: Stellen Sie erwartete Einnahmen und Ausgaben der kommenden Monate gegenüber, damit Sie früh sehen, ob das Geld reicht.

Gerade der Belegweg und der feste Rhythmus entscheiden darüber, ob die Buchhaltung später nebenbei läuft oder liegen bleibt. Wie Sie die Liquidität im Blick behalten, erklärt der Beitrag Liquidität verbessern.

Wann sich Unterstützung lohnt

Gründer starten oft mit der Buchhaltung selbst. Das ist möglich. Unterstützung lohnt sich, wenn Belege liegen bleiben, wenn Sie Ihren aktuellen Stand nicht kennen oder wenn die ersten Mitarbeitenden dazukommen und mit ihnen Lohnabrechnung und Meldungen. Dann gibt es mehrere Wege:

• Sie lernen die Grundlagen in einem Buchhaltungscoaching selbst.
• Sie geben die laufende Finanzbuchhaltung ab.
• Sie planen die ersten Schritte betriebswirtschaftlich und buchhalterisch in einer Gründungsberatung. Steuerliche und rechtliche Fragen klären Sie dabei mit Ihrem Steuerberater oder Rechtsanwalt.

Die Wege lassen sich kombinieren. Im Erstgespräch klären wir, welche Belege schon vorliegen, welche Software Sie nutzen und was zuerst eingerichtet werden muss. Wie wir Gründer begleiten, steht auf der Seite Buchhaltung für Start-ups, für Kapitalgesellschaften auf der Seite Buchhaltung für GmbH und UG. Das erste Gespräch ist kostenfrei und unverbindlich, Sie erreichen uns über den Kontakt. Wenn Sie wissen möchten, welche Aufgaben bei Ihrem Steuerberater bleiben, lesen Sie den Beitrag Was darf ein Buchhalter?.