Buchhaltung lernen: Grundlagen für Selbstständige und Teams

Buchhaltung lernen: was Sie erwartet

Wer Buchhaltung lernen will, fragt zuerst, wie schwer das ist. Die Antwort: Der Kern ist einfach, der Alltag verlangt Übung. Jeder Vorgang hinterlässt einen Beleg, aus dem Beleg wird eine Buchung, aus den Buchungen entsteht die Auswertung. Schwierig wird es erst durch Menge und Sonderfälle, nicht durch das Prinzip.

Für die Buchhaltung des eigenen Unternehmens lässt sich das selbst lernen, auch ohne kaufmännische Ausbildung. Sie brauchen dafür ein paar Grundbegriffe, einen festen Rhythmus und jemanden, bei dem Fragen landen. Steuerliche Einzelfragen gehören dagegen zu Ihrem Steuerberater, dazu mehr im Abschnitt „Wo Lernen endet“.

Was Sie zuerst verstehen sollten

Wer den Weg vom Beleg über die Buchung zur Auswertung versteht, versteht die Buchhaltung. Fünf Begriffe bilden das Fundament:

• Beleg: der Nachweis eines Vorgangs, etwa eine Rechnung oder ein Kontoauszug.
• Konto: der Ort, an dem Vorgänge gleicher Art gesammelt werden, zum Beispiel Bank, Miete oder Erlöse.
• Buchungssatz: die Anweisung, welche Konten ein Vorgang berührt. Jeder Vorgang wird auf mindestens zwei Konten erfasst, einmal im Soll und einmal im Haben.
• Soll und Haben: keine Wertung, sondern die beiden Seiten eines Kontos, links Soll und rechts Haben. Jede Buchung steht links auf einem Konto und rechts auf einem anderen, und beide Seiten sind gleich groß.
• Auswertung: die Zusammenfassung der Konten, etwa als BWA.

Ein Beispiel, vereinfacht und ohne Umsatzsteuer: Sie erhalten eine Rechnung für Büromaterial. Im Buchungssatz steht das Aufwandskonto im Soll, die Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten im Haben. Überweisen Sie die Rechnung, wird die Verbindlichkeit im Soll aufgelöst, und das Bankkonto steht im Haben.

Umgekehrt läuft es bei einer Rechnung, die Sie selbst stellen: Die Forderung gegen den Kunden steht im Soll, die Erlöse stehen im Haben. Zahlt der Kunde, kommt das Bankkonto in den Soll, und die Forderung wird im Haben aufgelöst. Fast jede Buchung berührt außerdem die Umsatzsteuer. Beim Üben lohnt es sich, sie zunächst auszublenden und später dazuzunehmen. Welcher Steuersatz gilt, klärt Ihr Steuerberater.

Einfache und doppelte Buchführung

Die doppelte Buchführung erfasst jeden Vorgang auf zwei Konten, so wie im Beispiel. Die einfache Form hält nur Einnahmen und Ausgaben fest. Welche Form für Ihr Unternehmen gilt, hängt von Rechtsform und Geschäft ab und wird mit dem Steuerberater geklärt. Für das Lernen ist die doppelte Buchführung trotzdem der bessere Start, weil sie die Logik hinter jeder Zahl zeigt.

Kontenrahmen und Kontenplan

Konten müssen Sie nicht selbst erfinden. Ein Kontenrahmen wie SKR 03 oder SKR 04 liefert die Vorlage, aus der Ihr Kontenplan entsteht. In der Software finden Sie die Konten nach Namen und Nummer. Wie sich die beiden Rahmen unterscheiden, erklärt der Beitrag Gründungskosten buchen.

Wege, Buchhaltung zu lernen

Keiner dieser Wege ist grundsätzlich besser. Wer zuerst Grundlagen braucht, kommt mit einem Kurs weit. Wer täglich in seiner Software bucht, profitiert von Anleitung an den eigenen Vorgängen.

Mit welchem Programm Sie üben sollten

Am besten mit dem Programm, in dem Sie später arbeiten. So lernen Sie Buchungslogik und Bedienung in einem Schritt. Gängige Buchhaltungsprogramme sind zum Beispiel DATEV, Lexware Office, sevdesk, BuchhaltungsButler und Diamant Software, dazu kommen Rechnungsverarbeitungssysteme wie d.velop, die Rechnungen digital erfassen und zur Freigabe weiterleiten. Viele Programme bieten Testzugänge oder Beispieldaten an. Üben Sie damit oder mit den Belegen eines abgelaufenen Monats, bis Sie sicher sind, und buchen Sie erst danach in der laufenden Buchhaltung. Fehler im Übungsbestand kosten nichts, Fehler in der echten Buchhaltung müssen später korrigiert werden.

Buchhaltung lernen kostenlos: was Videos, Bücher und Apps leisten

Kostenlose Videos, Bücher und Übungsapps erklären die Grundbegriffe oft gut. Sie haben zwei Grenzen. Sie kennen Ihre Belege nicht, und sie wissen nicht, wie Ihre Software bucht. Achten Sie außerdem auf das Datum: Regeln ändern sich, und ältere Anleitungen beschreiben manchmal einen Stand, der nicht mehr gilt. Für den Einstieg sind sie ein guter Anfang, für den Alltag reichen sie selten allein.

Buchhaltung lernen als Selbstständige: eine sinnvolle Reihenfolge

1. Belege ordnen: Eine Ablage, ein fester Weg, ein fester Termin in der Woche. Ohne diesen Schritt hilft kein Wissen.
2. Geschäftliches und Privates trennen: Ein eigenes Geschäftskonto macht jede Zahlung nachvollziehbar.
3. Die Buchungslogik verstehen: Beleg, Konto, Buchungssatz. Üben Sie an echten Vorgängen aus Ihrem Alltag.
4. Die Software beherrschen: Lernen Sie, wie Ihr Programm Belege erfasst, Konten abstimmt und Auswertungen erstellt.
5. Auswertungen lesen: Eine BWA zeigt Umsatz, Kosten und Ergebnis. Sie hilft nur, wenn Sie sie einordnen können.
6. Fragen sammeln: Notieren Sie, was unklar bleibt, und klären Sie es gezielt, statt jedes Mal neu zu suchen.

Womit Sie beim Üben beginnen

Nehmen Sie die Belege eines einzelnen Monats: Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und den Kontoauszug. Buchen Sie sie der Reihe nach, gleichen Sie die Buchungen mit dem Kontoauszug ab und sehen Sie nach, ob der Saldo stimmt. Stimmt er nicht, haben Sie die Stelle gefunden, an der es sich lohnt, die Buchungslogik noch einmal anzusehen. Dieser kleine Kreislauf aus Buchen und Abgleichen trainiert mehr als jede Theorie.

Ein Übungsmonat in vier Wochen

• Woche 1: Belege des Monats sammeln, nach Eingang und Ausgang sortieren, fehlende Belege notieren.
• Woche 2: Ausgangsrechnungen buchen und jeder Rechnung den Zahlungseingang zuordnen.
• Woche 3: Eingangsrechnungen buchen und die Zahlungen vom Konto zuordnen.
• Woche 4: Konten abstimmen, offene Posten ansehen und die Auswertung des Monats lesen.

Wer diesen Monat einmal durchgespielt hat, kennt den Rhythmus, den die laufende Buchhaltung später braucht.

Diese Zahlen sollten Sie als Erstes lesen können

Am Ende des Übungsmonats lohnt der Blick auf fünf Werte:

• Umsatz: was Sie in dem Monat in Rechnung gestellt haben,
• Kosten: was im selben Zeitraum angefallen ist,
• Ergebnis: der Unterschied zwischen beidem,
• offene Posten: Rechnungen, die noch nicht bezahlt sind,
• Kontostand: was tatsächlich auf dem Konto liegt.

Das Ergebnis und der Kontostand müssen nicht übereinstimmen. Warum das so ist, steht im Beitrag Liquidität verbessern.

Häufige Anfängerfehler

• Belege sammeln, aber nicht ordnen. Ein Stapel ohne Ordnung ist keine Buchhaltung. Sortieren Sie nach Eingang und Ausgang und legen Sie jeden Beleg am selben Ort ab.
• Alles auf einmal lernen wollen. Beginnen Sie mit dem, was jede Woche anfällt, und erweitern Sie Schritt für Schritt.
• Buchen, ohne abzugleichen. Eine Buchung ist erst verlässlich, wenn sie mit dem Kontoauszug übereinstimmt. Stimmen Sie Ihre Konten regelmäßig ab.
• Belege vernichten. Buchungsbelege müssen nach den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt werden, für Kaufleute nach dem Handelsgesetzbuch, im Steuerrecht nach der Abgabenordnung. Werfen Sie nichts weg, bevor Sie die Aufbewahrung geklärt haben.
• Fragen aufschieben. Eine unklare Buchung wird mit jedem Monat schwerer zu klären. Notieren Sie Fragen direkt und besprechen Sie sie gesammelt.

Ein fester Wochentermin hilft gegen die meisten davon: Belege sammeln, buchen, Konten abstimmen, offene Posten ansehen und Fragen notieren. Wer diesen Rhythmus einmal eingerichtet hat, braucht für die Buchhaltung keine großen Aktionen, sondern nur Regelmäßigkeit. Welche Fehler darüber hinaus am Anfang der Selbstständigkeit häufig sind, beschreibt der Beitrag Häufige Fehler beim Start in die Selbstständigkeit.

Neue Mitarbeitende in die Buchhaltung einarbeiten

Wer neue Mitarbeitende einarbeitet, braucht einen Plan statt Zufall. Ein Aufbau in vier Teilen hilft dabei:

• Abläufe zeigen: Woher kommen die Belege, wohin gehen sie, wer gibt frei?
• An echten Vorgängen üben: Zuerst gemeinsam, dann mit Kontrolle, später allein.
• Fehler gemeinsam besprechen: Jeder Fehler zeigt, welcher Schritt noch nicht sitzt.
• Feste Termine einplanen: Ein regelmäßiges Gespräch hält Fragen klein und Abläufe stabil.

Wir arbeiten Mitarbeitende von Kunden in Abläufe und Software ein, abgestimmt auf ihre Aufgaben. Wie das aussieht, steht auf der Seite zum Buchhaltungscoaching.

Wo Lernen endet: der Einzelfall

Allgemeines Wissen lässt sich lernen: Belege erfassen, Konten verstehen, Abläufe einhalten, Auswertungen lesen. Steuerliche Einzelfragen, etwa wie ein bestimmter Vorgang steuerlich zu behandeln ist, gehören dagegen zu Ihrem Steuerberater. Auch im Coaching beantworten wir keine steuerlichen Einzelfragen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Buchhaltung sicher führen und woran Sie erkennen, dass eine Frage zum Steuerberater gehört. Welche Aufgaben dort liegen, erklärt der Beitrag Was darf ein Buchhalter?.

Wann sich ein Coaching lohnt

Ein Coaching lohnt sich, wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst führen möchten und dabei sicher werden wollen, wenn neue Mitarbeitende Aufgaben übernehmen sollen oder wenn Ihre Software mehr kann, als Sie bisher nutzen. Unser Coaching findet grundsätzlich online statt, als Einzeltermin zu einem Thema oder als Begleitung über mehrere Monate. Die Inhalte richten sich nach Ihren Aufgaben und Ihrem Kenntnisstand. Wenn Sie die laufende Arbeit lieber abgeben, lesen Sie die Seite zur Finanzbuchhaltung. Für Selbstständige und Freiberufler beschreibt die Seite Buchhaltung für Selbstständige, wie die Zusammenarbeit aussieht. Ob erste Frage oder konkreter Bedarf: Über den Kontakt erreichen Sie uns.