Buchhaltung auslagern: Kosten, Ablauf und Wechsel

Buchhaltung auslagern: warum die Kosten nicht pauschal sind

Wer die Buchhaltung auslagern möchte, sucht zuerst nach Zahlen. Eine belastbare Antwort auf die Frage nach den Kosten gibt es ohne Kenntnis Ihrer Belege aber nicht, denn der Aufwand unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen deutlich. Ein Handwerksbetrieb mit wenigen großen Rechnungen verursacht andere Arbeit als ein Händler mit vielen kleinen Zahlungen. Deshalb zeigt dieser Beitrag, woran Sie ein Angebot messen können.

Wovon die Kosten abhängen

Sieben Faktoren bestimmen den Aufwand und damit das Angebot:

Daraus folgt: Angebote sind nur vergleichbar, wenn sie denselben Leistungsumfang beschreiben. Fragen Sie deshalb immer, was enthalten ist und was gesondert berechnet wird.

Was Angebote unterscheidet

Bei folgenden Punkten unterscheiden sich Angebote am häufigsten. Klären Sie sie vor dem Vertragsschluss:

• ob Rückstände aus früheren Monaten im Angebot enthalten sind oder gesondert berechnet werden,
• ob Lohnabrechnung, Auswertung und Liquiditätsplanung dazugehören,
• wie viele Besprechungen und Rückfragen eingeplant sind,
• wer die Kosten für Software und Zugänge trägt,
• welche Laufzeit und welche Kündigungsfrist gelten.

Wie Anbieter ihre Leistung berechnen

Für externe Buchhaltung gibt es verschiedene Abrechnungsmodelle. Welches sinnvoll ist, hängt von Ihrem Unternehmen ab.

Intern oder extern: was Sie vergleichen sollten

Wer die Kosten einer externen Buchhaltung beurteilen will, braucht einen Maßstab. Stellen Sie dem Angebot den Aufwand gegenüber, den Sie heute oder bei einer eigenen Stelle hätten:

Erst dann sehen Sie, ob ein Angebot zu Ihrem Unternehmen passt. Eine Aussage, welche Lösung günstiger ist, lässt sich ohne diese Angaben nicht treffen.

So rechnen Sie den Vergleich selbst

Fünf Schritte genügen für eine ehrliche Gegenüberstellung:

1. Halten Sie vier Wochen lang fest, wie viele Stunden Sie und Ihr Team für Belege, Buchungen und Rückfragen aufwenden.
2. Bewerten Sie diese Stunden mit dem Wert, den dieselbe Zeit in Ihrem Kerngeschäft hätte.
3. Addieren Sie Software, Lizenzen und Fortbildung, soweit sie nur wegen der Buchhaltung anfallen.
4. Zählen Sie Nacharbeit dazu, etwa Korrekturen und Rückfragen wegen fehlender Belege.
5. Stellen Sie die Summe den Angeboten gegenüber, die denselben Leistungsumfang beschreiben.

Der wichtigste Posten ist oft der zweite. Zeit, die in der Buchhaltung steckt, fehlt bei Kunden, Angeboten und Mitarbeitenden.

Wann sich das Auslagern anbietet

Meist sind es Aufgaben, die neben dem Tagesgeschäft liegen bleiben. Typische Situationen sind:

• Belege und Kontoauszüge sammeln sich, und der aktuelle Stand Ihrer Zahlen ist unklar.
• Für eine eigene Stelle ist der Umfang zu klein, für die Arbeit neben dem Geschäft zu groß.
• Ihr Unternehmen wächst, und die Buchhaltung wächst stärker als die Zeit dafür.
• Mit dem ersten Angestellten kommen Lohnabrechnung und Meldungen dazu.
• Sie wollen Belege digital übergeben oder auf eine neue Software umsteigen.

Gemeinsam ist diesen Fällen: Die Buchhaltung ist wichtig, aber sie ist nicht Ihr Kerngeschäft. Genau dafür gibt es die Finanzbuchhaltung als Dienstleistung.

Nicht für jeden lohnt sich das Auslagern. Wer nur wenige Belege hat, gern selbst bucht und die Zeit dafür findet, braucht eher Anleitung als einen Dienstleister. Dann hilft ein Buchhaltungscoaching, und der Beitrag Buchhaltung lernen zeigt, wie der Einstieg gelingt.

Was Sie selbst beeinflussen können

• Belege vollständig und digital liefern. Fehlende Unterlagen sind ein typischer Grund für Rückfragen im Ablauf.
• Einen festen Belegweg festlegen. Bei uns zuerst über Ihr Unternehmensportal, in das Sie Belege, Dokumente und Kontoauszüge hochladen, alternativ per E-Mail an eine feste Adresse oder direkt in Ihrer Software: Entscheidend ist, dass es immer derselbe Weg ist.
• Zugänge vorbereiten. Ein Lesezugang zum Geschäftskonto und der Zugang zur Buchhaltungssoftware erleichtern den Start.
• Einen Ansprechpartner benennen. Wer Fragen im Unternehmen beantwortet, spart auf beiden Seiten Zeit.
• Den Umfang bewusst wählen. Sie müssen nicht alles auf einmal abgeben. Sie können mit dem Buchen beginnen und später Auswertung oder Lohn ergänzen.

So läuft der Wechsel ab

1. Erstgespräch: Sie schildern Ihre Situation, die Belegmenge, Ihre Software und die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater. Das Gespräch ist bei uns kostenfrei und unverbindlich.
2. Angebot: Das Angebot nennt Leistungsumfang, Rhythmus und benötigte Zugänge und entsteht auf Grundlage des Gesprächs.
3. Einrichtung: Zugänge und Belegweg werden festgelegt, der Kontenplan wird angelegt oder aus Ihrem bisherigen System übernommen.
4. Übernahme: Der bisherige Stand wird übernommen, offene Punkte werden mit Ihnen und Ihrem Steuerberater geklärt.
5. Laufende Betreuung: Es wird im vereinbarten Rhythmus gebucht, abgestimmt und mit Ihnen besprochen. Alles Weitere beschreibt die Seite Zusammenarbeit.

Wie viel Zeit der Wechsel braucht, hängt vom Zustand Ihrer Unterlagen ab. Je vollständiger sie sind, desto einfacher gelingt die Übernahme. Liegen Monate zurück, ist das Nacharbeit, und sie gehört im Angebot gesondert beschrieben. Je früher Sie fehlende Belege nachliefern, desto geringer fällt sie aus.

Führen Sie eine GmbH oder UG, bleibt die Verantwortung für die Buchführung bei der Geschäftsführung, auch wenn die Arbeit extern liegt. Wie der Wechsel für eine Gesellschaft aussieht, beschreibt die Seite Buchhaltung für GmbH und UG auslagern.

Ein Monat nach dem Wechsel

Nach der Einrichtung wiederholt sich ein fester Ablauf. Sie liefern die Belege des Monats auf dem vereinbarten Weg. Der Buchhalter bucht, ordnet Zahlungen den offenen Rechnungen zu und stimmt die Konten ab. Danach erhalten Sie die Auswertung und besprechen auffällige Zahlen. Rückfragen zu einzelnen Belegen laufen über Ihren Ansprechpartner. Wie Sie die Auswertung selbst lesen, zeigt der Beitrag BWA lesen und verstehen.

Was beim Wechsel schiefgehen kann

Probleme entstehen oft nicht bei der Buchhaltung selbst, sondern an den Übergaben. Ihnen lässt sich vorbeugen:

• Unklare Zuständigkeit: Wenn niemand weiß, wer Rückfragen beantwortet, bleiben Belege liegen. Benennen Sie auf beiden Seiten feste Ansprechpartner.
• Kein fester Belegweg: Belege per Zuruf, per Foto und per Post führen zu Lücken. Legen Sie einen Weg fest und halten Sie ihn ein.
• Fehlende Übergabe des Stands: Kontenplan, offene Posten und Salden der Vormonate sollten vollständig vorliegen, bevor die laufende Betreuung beginnt.
• Fehlende Zugänge: Ohne Lesezugang zum Geschäftskonto oder zur Software kann nicht abgestimmt werden. Klären Sie die Zugänge im Vorfeld.

Vor- und Nachteile im Überblick

Das spricht für das Auslagern:

• Sie gewinnen Zeit für das Tagesgeschäft.
• Sie brauchen kein eigenes Personal für die Buchhaltung.
• Sie erhalten regelmäßig einen klaren Stand Ihrer Zahlen.

Das sollten Sie bedenken:

• Sie geben Aufgaben aus der Hand und brauchen einen festen Weg für Ihre Belege.
• Zu Beginn entsteht Abstimmungsaufwand, bis Zugänge und Abläufe stehen.
• Sie sind auf die Zuverlässigkeit eines Partners angewiesen. Achten Sie deshalb auf klare Zuständigkeiten und einen festen Ansprechpartner.

Fragen, die Sie einem Anbieter stellen sollten

Sieben Fragen machen Angebote vergleichbar:

• Was genau ist im Angebot enthalten, und was wird gesondert berechnet?
• In welcher Software wird gebucht, und habe ich jederzeit Zugriff auf meine Daten?
• Wie sieht der Belegweg aus, und wer ist mein Ansprechpartner?
• Wie arbeitet der Anbieter mit meinem Steuerberater zusammen, und welche Aufgaben bleiben dort? Mehr dazu lesen Sie im Beitrag Was darf ein Buchhalter?.
• Wer verantwortet die Buchhaltung beim Anbieter?
• Wie sind Laufzeit und Kündigung geregelt, und was geschieht am Ende mit meinen Daten?
• Wie schützt der Anbieter meine Daten, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?

Notieren Sie die Antworten und legen Sie sie neben die Angebote. Ein Anbieter, der Ihre Fragen offen beantwortet und die Antworten auf Wunsch schriftlich bestätigt, nimmt die Zusammenarbeit ernst.

Welche Software passt?

Für das Auslagern müssen Sie Ihr System in vielen Fällen nicht wechseln. Wir arbeiten in Agenda oder in Ihrem System, zum Beispiel in DATEV, Lexware Office, sevdesk oder BuchhaltungsButler. Wie die Zusammenarbeit im Detail aussieht, steht auf der Seite zur Finanzbuchhaltung. Ob erste Frage oder konkreter Bedarf: Über den Kontakt erreichen Sie uns.