Buchhaltung im Rückstand: was jetzt zu tun ist

Buchhaltung im Rückstand: wie es dazu kommt

Eine Buchhaltung im Rückstand entsteht selten auf einmal. Erst bleibt ein Monat liegen, dann stapeln sich Rechnungen, Kontoauszüge und Post. Irgendwann kommen Mahnungen dazu und Schreiben vom Finanzamt, in denen Fristen stehen. Gerade diese Schreiben gehen in einem Stapel leicht unter.

Dieser Beitrag beschreibt der Reihe nach, was bei einem Rückstand zu tun ist: Rechnungen, Mahnungen und Schreiben nicht liegen lassen, die Post vom Finanzamt sammeln und nach Datum ordnen, sich einen Überblick verschaffen, den Steuerberater früh einbinden und die Unterlagen mit einem Buchhaltungsbüro aufarbeiten. Wie ein Büro dabei vorgeht, zeigt die Seite Buchhaltung nachholen.

Rechnungen, Mahnungen und Schreiben nicht liegen lassen

Der erste Schritt ist unspektakulär: Alles, was offen ist, kommt an einen Ort. Dazu gehören:

• Eingangsrechnungen von Lieferanten und Dienstleistern
• Ausgangsrechnungen an Kunden, die noch nicht bezahlt sind
• Mahnungen, die Sie erhalten haben
• Kontoauszüge aller Geschäftskonten, auch von Kreditkarten und Zahlungsdiensten
• Schreiben vom Finanzamt und von anderen Behörden
• Post, die noch ungeöffnet ist

Liegen Unterlagen an mehreren Orten, hilft eine Suchrunde: Briefkasten und Büro, E-Mail-Postfach, Portale von Banken und Lieferanten und bei elektronischen Schreiben das Postfach in ELSTER. Ein Foto oder ein PDF genügt, wenn das Original nicht greifbar ist.

Auch offene Forderungen an Kunden gehören auf die Liste. Wer Zahlungen erwartet, braucht den Überblick, welcher Kunde wie viel schuldet und seit wann.

Das steht am Anfang, weil erst die vollständige Sammlung zeigt, was tatsächlich offen ist. Eine Mahnung nennt in der Regel eine Zahlungsfrist, und eine Rechnung ist erst erledigt, wenn sie gebucht und mit der Zahlung abgeglichen ist. Ob eine Forderung berechtigt ist und wie eine Mahnung zu beantworten ist, hängt vom Einzelfall ab und klärt bei Bedarf ein Rechtsanwalt.

Schreiben vom Finanzamt sammeln und nach Datum sortieren

Schreiben vom Finanzamt bekommen einen eigenen Stapel, denn an ihnen hängen häufig Fristen. Dazu zählen Bescheide, Erinnerungen, Mahnungen, Anfragen und Schätzungen. Auch Schreiben ohne erkennbare Eile gehören dazu, weil sich erst im Zusammenhang zeigt, was zusammengehört.

So lässt sich der Stapel ordnen

1. Alle Schreiben des Finanzamts zusammentragen, auch bereits geöffnete und digitale.
2. Nach Datum sortieren, das älteste zuerst.
3. Zu jedem Schreiben eine Zeile festhalten: Datum, Betreff, Frist laut Schreiben und Stand.
4. Das Original oder eine Kopie ablegen und nichts wegwerfen.

Eine solche Liste zeigt auf einen Blick, was zuerst ansteht, und ist die Grundlage für das Gespräch mit dem Steuerberater. Welche Frist im Einzelfall gilt und wie auf ein Schreiben zu reagieren ist, steht im Schreiben selbst und klärt der Steuerberater. Das gilt auch für Schätzungen und Einsprüche.

Überblick verschaffen: was fehlt und welche Monate offen sind

Neben der Post braucht es einen Überblick über die Buchhaltung selbst. Diese Fragen helfen dabei:

• Bis zu welchem Monat war die Buchhaltung zuletzt vollständig gebucht?
• Welche Konten gibt es, auch Kreditkarten, Zahlungsdienste und Kassen?
• Für welche Monate liegen Kontoauszüge vor, für welche fehlen sie?
• Welche Rechnungen sind vorhanden, und welche Belege fehlen?
• Welche Rechnungen sind noch offen, in beide Richtungen?
• In welchem System lief die Buchhaltung bisher, und besteht noch ein Zugang?

Für den Überblick genügt eine einfache Übersicht je Monat: Kontoauszug vorhanden, Rechnungen vorhanden, gebucht, offene Punkte. So wird sichtbar, ob wenige Monate fehlen oder mehrere Jahre. Fehlende Unterlagen lassen sich oft beschaffen, etwa Kontoauszüge bei der Bank oder Rechnungen aus Portalen und E-Mail-Postfächern. Wie mit verbleibenden Lücken umzugehen ist, stimmt man mit dem Steuerberater ab.

Diese Unterlagen gehören zur Bestandsaufnahme

Wenn mehrere Monate oder Jahre offen sind

Bei einem großen Rückstand hilft eine Reihenfolge in Etappen. Zuerst kommen die Zeiträume, nach denen Steuerberater oder Bank fragen, dann die jüngsten Monate, damit ein aktueller Stand entsteht, danach die übrigen. Nach jeder Etappe werden die Konten abgestimmt und ein Zwischenstand festgehalten. So bleibt sichtbar, was erledigt ist, und der Steuerberater kann auf den fertigen Zeiträumen aufbauen, auch wenn spätere noch offen sind.

Den Steuerberater früh einbinden

Sobald das Finanzamt und Fristen im Spiel sind, ist der Steuerberater der wichtigste Ansprechpartner. Bei ihm liegen:

• die Beurteilung von Fristen, Schätzungen und möglichen Einsprüchen
• der Schriftverkehr mit dem Finanzamt
• Jahresabschluss, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Steuererklärungen, auch für frühere Jahre
• die Beratung in Steuersachen

Je früher er den Stand kennt, desto besser kann er einordnen, was zuerst ansteht. Dafür braucht er zwei Dinge: die Liste der Schreiben vom Finanzamt und eine Einschätzung, wie weit die Buchhaltung ist. Die Aufgabenverteilung zwischen Buchhaltung und Steuerberater erklärt der Beitrag Was darf ein Buchhalter?.

Ist der bisherige Steuerberater weggefallen, liegen Fristen und Schriftverkehr mit dem Finanzamt bei Ihnen selbst, bis ein neuer beauftragt ist. Ein Buchhaltungsbüro kann die Unterlagen in der Zwischenzeit sichten und ordnen, damit der neue Steuerberater einen aufgeräumten Stand vorfindet.

Selbst nachholen oder abgeben?

Ob sich ein Rückstand selbst aufarbeiten lässt, hängt von drei Dingen ab: vom Umfang, von den Kenntnissen und von der Zeit.

• Selbst nachholen lässt sich ein überschaubarer Rückstand, wenn nur wenige Monate offen sind, die Software vertraut ist und die Belege vollständig vorliegen.
• Abgeben liegt nahe, wenn mehrere Monate oder Jahre offen sind, Belege fehlen, der Steuerberater auf Zahlen wartet oder die Zeit für das laufende Geschäft gebraucht wird.

Auch eine Mischform ist möglich: Das Buchhaltungsbüro sichtet und bucht den Rückstand nach, und die laufende Buchhaltung führen Sie danach wieder selbst, etwa mit Unterstützung durch ein Buchhaltungscoaching.

Was ein Buchhaltungsbüro bei einem Rückstand übernimmt

Ein Buchhaltungsbüro wie wir geht in diesen Schritten vor:

1. Unterlagen sichten und sortieren, auch Rechnungen, Mahnungen und Schreiben
2. Bestandsaufnahme gemeinsam mit Ihnen: Zeitraum, Konten, was vorliegt und was fehlt
3. Prioritäten festlegen: welche Zeiträume zuerst gebucht werden, etwa die, nach denen Steuerberater oder Bank fragen
4. Zeitraum für Zeitraum nachbuchen und Konten abstimmen
5. Sich mit dem Steuerberater abstimmen, zu Kontenplan, Datenformat und Rückfragen
6. Auf Wunsch die laufende Buchhaltung übernehmen, damit kein neuer Rückstand entsteht

Das Aufarbeiten gelingt gemeinsam am besten, weil Ihre Auskünfte klären, was hinter einzelnen Zahlungen steht.

Nicht dazu gehört, was dem Steuerberater vorbehalten ist: Ein Buchhaltungsbüro schreibt nicht an das Finanzamt, beantragt keine Fristverlängerung, legt keinen Einspruch ein und beurteilt keine Steuerfolgen. Abschlüsse und Steuererklärungen erstellt der Steuerberater. Den Ablauf im Einzelnen beschreibt die Seite Buchhaltung nachholen, den Weg der Zusammenarbeit die Seite Zusammenarbeit.

Damit kein neuer Rückstand entsteht

Ist der Stand aufgearbeitet, hilft ein fester Rhythmus. Drei Dinge machen den Unterschied:

• Ein fester Belegweg: Belege kommen an einer festen Stelle an, digital oder auf dem vereinbarten Weg. Wie das aussehen kann, zeigt der Beitrag Buchhaltung digitalisieren.
• Ein fester Termin: Ein Zeitfenster pro Woche oder Monat, in dem Belege abgelegt und gebucht werden, verhindert, dass sich wieder ein Berg bildet.
• Ein fester Platz für Post mit Fristen: Schreiben vom Finanzamt und Mahnungen kommen beim Eingang in einen eigenen Stapel und werden nach Datum abgelegt.

Typische Auslöser für Rückstände beschreibt der Beitrag Häufige Fehler beim Start in die Selbstständigkeit. Wer die laufende Buchhaltung dauerhaft abgeben möchte, findet den Überblick auf der Seite Finanzbuchhaltung, oder sprechen Sie uns an.

Typische Stolperstellen

• Ungeöffnete Post: Fristen in Schreiben werden übersehen, wenn der Stapel nicht gesichtet wird.
• Später Kontakt zum Steuerberater: Er erfährt erst spät, wie weit die Buchhaltung ist und welche Schreiben vorliegen.
• Teilweise Sammlung: Konten oder Belege tauchen später auf und verändern den Stand.
• Fehlende Belege zu spät gemeldet: Was sich nachfordern lässt, etwa bei der Bank oder bei Lieferanten, braucht Zeit und wird deshalb besser früh angefragt.
• Falsche Reihenfolge: Es wird mit den ältesten Monaten begonnen, obwohl Steuerberater oder Bank zuerst andere Zeiträume brauchen.
• Fehlende Zugänge: Bank, Software und Portale sind nicht erreichbar, wenn die Arbeit beginnt.
• Neuer Rückstand während der Aufarbeitung: Die laufenden Belege bleiben weiter liegen, und der Rückstand wächst nach.