Ablauf in fünf Schritten
Unsere Zusammenarbeit bei der Buchhaltung
Die Zusammenarbeit läuft in fünf Schritten, vom ersten Gespräch bis zur laufenden Betreuung Ihrer Buchhaltung. Jeder Schritt ist mit Ihnen abgestimmt. Ihre Belege übergeben Sie digital, wir arbeiten in Agenda oder in Ihrem System.
Zusammenarbeit bei der Buchhaltung: fünf Schritte
Erstgespräch
Sie schildern Ihre Situation, wir klären gemeinsam den Bedarf: Aufgaben, Belegmenge, Mitarbeitende, Software und die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater. Das Gespräch dauert maximal 30 Minuten und ist kostenfrei und unverbindlich.
Angebot
Das Angebot richtet sich nach Umfang, Belegmenge und Leistungen. Sie sehen, welche Aufgaben wir übernehmen und welche bei Ihnen bleiben.
Belegweg festlegen
Zugänge und Belegweg legen wir gemeinsam fest, dazu stimmen wir den Kontenplan mit Ihnen ab.
Datenübernahme
Der bisherige Stand wird übernommen, auch vom bisherigen Buchhaltungsbüro oder Steuerberater. Offene Punkte klären wir mit Ihnen und, falls vorhanden, mit Ihrem Steuerberater. Welche Daten das bisherige Büro übergibt, zeigt die Checkliste Buchhaltungsbüro wechseln.
Laufende Betreuung
Buchungen im vereinbarten Rhythmus, Kontenabstimmung und regelmäßige Gespräche zu Ihren Zahlen.
Der erste Schritt ist ein Gespräch
Wir stimmen einen Termin mit Ihnen ab und besprechen Ihre Situation im kostenfreien und unverbindlichen Erstgespräch von maximal 30 Minuten.
Ihre Belege kommen digital zu uns
Ein fester Belegweg bestimmt, wie viel Arbeit die Buchhaltung später macht. Wir arbeiten mit digitalen Belegen, den Weg legen wir gemeinsam fest. Liegen Ihre Unterlagen noch auf Papier, übernehmen wir auf Wunsch die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung.
Upload
Belege, Dokumente und Kontoauszüge laden Sie in Ihr Unternehmensportal hoch, geordnet abgelegt und archiviert.
Auf Wunsch leiten Sie Rechnungen an eine feste Adresse weiter.
Bankdaten
Kontoauszüge kommen über einen Lesezugang oder als Datei.
Ihre Software
Nutzen Sie bereits ein Programm, arbeiten wir direkt darin.
In Agenda oder in Ihrem System
Wir arbeiten in Agenda oder in Ihrem System, zum Beispiel in DATEV, Lexware Office, sevdesk, BuchhaltungsButler und weiteren Programmen. Sie müssen in der Regel nichts umstellen.
Wenn Sie bereits ein System nutzen
Dann arbeiten wir direkt darin. Buchungen, Kontenplan und Auswertungen bleiben an einem Ort, und Zugänge legen wir gemeinsam mit Ihnen fest.
Wenn noch kein System im Einsatz ist
Dann arbeiten wir in Agenda. Den Belegweg legen wir wie oben beschrieben mit Ihnen fest.
Wenn die Software wechselt
Kontenplan und Stand der Buchhaltung besprechen wir vorab gemeinsam mit Ihnen.
Was nach der Datenübernahme laufend passiert
Nach der Datenübernahme läuft die Buchhaltung im vereinbarten Rhythmus:
- Wir buchen Ihre laufenden Geschäftsvorfälle und kontieren die Belege.
- Wir stimmen Konten ab und behalten offene Posten im Blick, auf Wunsch mit Mahnwesen in Ihrem Namen, nach Ihren Vorgaben.
- Wir erstellen die betriebswirtschaftliche Auswertung und besprechen die Zahlen mit Ihnen.
- Auf Wunsch rechnen wir den Lohn ab.
Was Sie regelmäßig von uns erhalten
- gebuchte Konten und abgestimmte Salden
- eine Übersicht offener Posten bei Kunden und Lieferanten
- eine Auswertung, deren Zahlen wir Ihnen erklären
Ihr Anteil
Sie übergeben Belege über den vereinbarten Weg, beantworten Rückfragen und sehen sich die Auswertung an. Die Gespräche zu Ihren Zahlen führen wir im vereinbarten Rhythmus. Bei Rückfragen zu einem Beleg melden wir uns bei Ihnen. Die Aufgaben im Einzelnen stehen auf den Seiten Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung und Betriebswirtschaftliche Beratung. Wie das Auslagern im Ganzen aussieht, zeigt der Ratgeber Buchhaltung auslagern: Kosten und Ablauf.
Was wir für den Start von Ihnen brauchen
- Kontoauszüge oder einen Lesezugang zum Geschäftskonto
- Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- den bisherigen Stand der Buchhaltung, falls vorhanden
- Zugänge zu Ihrer Software, falls Sie eine nutzen
- Angaben zu Mitarbeitenden, sobald Lohn dazukommt
- falls vorhanden, den Kontakt zu Ihrem Steuerberater
Was im Einzelnen fehlt, klären wir im Erstgespräch.
Sprechen wir über Ihre Buchhaltung
Schreiben Sie uns, welche Aufgaben Sie abgeben möchten. Wir melden uns und stimmen einen Termin für das kostenfreie Erstgespräch von maximal 30 Minuten mit Ihnen ab.
Leistungen, die wir für Sie übernehmen
Buchhaltung, Lohn und Auswertung: einzeln oder in Kombination.
Finanzbuchhaltung
Laufende Buchungen, Kontenabstimmung und offene Posten mit Mahnwesen in Ihrem Namen, nach Ihren Vorgaben: Ihre Zahlen sind aktuell, in Agenda oder in Ihrem System.
Mehr erfahrenLohn- und Gehaltsabrechnung
Monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Lohnsteuer-Anmeldung und Meldungen: Sie liefern die Daten, Abrechnung und Meldungen liegen bei uns.
Mehr erfahrenBetriebswirtschaftliche Beratung
Betriebswirtschaftliche Auswertung erklärt und Liquidität geplant: Zahlen, die Sie verstehen, als Grundlage für Ihre Entscheidungen.
Mehr erfahrenHäufige Fragen: Zusammenarbeit
Wie läuft die Zusammenarbeit mit einem externen Buchhalter ab?
Sie übergeben Ihre Belege digital, wir buchen im vereinbarten Rhythmus und stimmen Konten ab. In regelmäßigen Gesprächen besprechen wir Ihre Zahlen und offene Fragen.
Was passiert im kostenfreien Erstgespräch?
Wir lernen Ihr Unternehmen kennen: Branche, Belegmenge, Mitarbeitende, Software und Ihre Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Das Gespräch dauert maximal 30 Minuten. Danach wissen Sie, welche Aufgaben wir übernehmen können.
Wie übergebe ich meine Belege digital?
Am besten über Ihr Unternehmensportal: Dort laden Sie Belege, Dokumente und Kontoauszüge hoch. Sie werden geordnet abgelegt und nach den GoBD archiviert, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Auf Wunsch geht es auch per E-Mail oder direkt über Ihre Software. Welcher Weg passt, legen wir gemeinsam zu Beginn fest.
Wie läuft die Übernahme der Buchhaltung?
Wir übernehmen den bisherigen Stand, auch vom bisherigen Buchhaltungsbüro oder Steuerberater. Offene Punkte klären wir mit Ihnen und, falls vorhanden, mit Ihrem Steuerberater, danach starten wir mit der laufenden Buchhaltung. Den Ablauf legen wir im Angebot fest.
Muss ich meine Software wechseln?
In der Regel nicht. Wir arbeiten in Agenda oder in dem System, das Sie bereits nutzen, zum Beispiel DATEV, Lexware Office, sevdesk, BuchhaltungsButler und weiteren Programmen.
Was brauche ich für den Start?
Kontoauszüge oder einen Lesezugang, Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen und, falls vorhanden, den Kontakt zu Ihrem Steuerberater. Was im Einzelnen fehlt, klären wir im Erstgespräch.