Gründungsberatung: von den ersten Schritten bis zur Buchhaltung

Eine Gründung besteht aus Anmeldungen, Unterlagen und Entscheidungen, die ineinandergreifen. Wir ordnen die Schritte für Einzelunternehmen, Freiberufler und Gesellschaften gleichermaßen, nennen Ämter und Unterlagen, sehen die Gründungskosten gemeinsam mit Ihnen an und zeigen, wie die Buchhaltung von Beginn an aufgesetzt wird.

Danach läuft Ihre Buchhaltung ab dem ersten Beleg, und die Zahlenplanung zeigt, wie viel Geld in den ersten Monaten kommt und geht.

1. Idee und Zahlen

Am Anfang stehen Ihre Idee und ein Plan für die ersten Monate: Einnahmen, Ausgaben und die Frage, wie lange das Geld reicht. Den Plan erarbeiten wir mit Ihnen.

2. Anmeldung beim Gewerbeamt oder beim Finanzamt

Gewerbetreibende melden ihr Gewerbe bei der Gemeinde an, je nach Ort beim Gewerbeamt oder Ordnungsamt. Freiberufler melden sich nicht beim Gewerbeamt, sondern direkt beim Finanzamt. Bei GmbH und UG geht die Gründung beim Notar voraus, mehr dazu im Abschnitt „Vom Einzelunternehmen zur GmbH“.

• Unterlagen: Personalausweis oder Pass, bei erlaubnispflichtigen Gewerben die Erlaubnis, bei eingetragenen Firmen der Handelsregisterauszug.
• Kosten: je nach Gemeinde verschieden.
• Dauer: richtet sich nach der Gemeinde, manche bieten die Anmeldung auch online an.

3. Steuerliche Erfassung beim Finanzamt

Die Gewerbeanmeldung ersetzt die Meldung beim Finanzamt nicht. Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung übermitteln Sie elektronisch über ELSTER, das Portal der Finanzverwaltung. Danach vergibt das Finanzamt Ihre Steuernummer und schickt sie per Post.

• Unterlagen: ein ELSTER-Zugang sowie Angaben zu Rechtsform, Tätigkeit und erwartetem Umsatz und Gewinn.
• Dauer: Die Frist für den Fragebogen beträgt einen Monat nach Aufnahme der Tätigkeit, die Bearbeitungszeit des Finanzamts nennt die Finanzverwaltung nicht. Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gehört in der Regel auf Ihre Rechnungen.

4. Geschäftskonto und Start der Buchhaltung

Ein eigenes Konto trennt Geschäft und Privat. Mit dem ersten Beleg beginnt die Buchhaltung, auch die Gründungskosten und Ausgaben vor dem ersten Umsatz gehören dazu.

Mehr dazu im Ratgeber: Gründungskosten buchen: so starten Sie die Buchhaltung und Häufige Fehler beim Start in die Selbstständigkeit.

Je nach Tätigkeit und Rechtsform spielen bei einer Gründung diese Steuerarten eine Rolle:

• Einkommensteuer: auf den Gewinn von Einzelunternehmern und Gesellschaftern von Personengesellschaften.
• Umsatzsteuer: auf Waren und Dienstleistungen, die Sie verkaufen.
• Gewerbesteuer: für Gewerbetreibende, bei GmbH und UG immer.
• Körperschaftsteuer: für Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG.
• Lohnsteuer: wenn Sie Mitarbeitende beschäftigen, behalten Sie sie vom Gehalt ein und führen sie ab.

Mehr dazu im Ratgeber: Was darf ein Buchhalter? Aufgaben und Grenzen.

Wer als Einzelunternehmer oder Freiberufler startet und später eine GmbH gründet oder das Unternehmen in eine GmbH umwandelt, braucht dafür zwei Seiten: die rechtliche Umsetzung und eine Buchhaltung, die den Übergang trägt. Notar und Steuerberater setzen die Umwandlung beziehungsweise die Gründung um. Wir begleiten den Ablauf buchhalterisch und betriebswirtschaftlich.

Zahlen

Wir stellen zusammen, was die bisherige Buchhaltung für den Schritt liefert: abgestimmte Konten, offene Posten sowie Listen und Belege aus der laufenden Buchhaltung.

Übergang der Buchhaltung

Wir bereiten den Wechsel von der bisherigen Buchhaltung zur Buchhaltung der Gesellschaft vor und legen den Kontenplan der GmbH an. Ab welchem Tag Vorgänge in die Buchhaltung der Gesellschaft gehören, legt Ihr Steuerberater fest, wir buchen entsprechend.

Planung

Stammkapital, Gründungskosten und laufende Kosten der Gesellschaft nehmen wir in die Liquiditäts- und Kostenplanung auf.

Notar und Handelsregister bei GmbH und UG

Bei GmbH und UG beurkundet ein Notar den Gesellschaftsvertrag und reicht die Anmeldung beim Handelsregister ein, mit der Eintragung entsteht die Gesellschaft. Für das Stammkapital braucht sie vorher ein Konto, die Gewerbeanmeldung folgt danach. Die folgenden Angaben gelten für eine Gründung mit Einzahlung des Stammkapitals, bei einer Umwandlung kommen weitere Unterlagen hinzu.

• Unterlagen: Gesellschaftsvertrag und Einzahlungsbeleg für das Stammkapital.
• Kosten: Die Gründungskosten sehen wir uns gemeinsam an und berücksichtigen sie in der Liquiditätsplanung.
• Dauer: Wie lange es bis zur Eintragung ins Handelsregister dauert, hängt von Steuerberater, Notariat und dem zuständigen Amtsgericht ab. Das kann auch mehrere Monate dauern.

Zu Beginn legen wir Ihren Kontenplan an. Dafür gibt es Standardkontenrahmen: üblich sind der SKR 03 und der SKR 04. Für gemeinnützige Organisationen wie Vereine gibt es einen eigenen Kontenrahmen. Welcher zu Ihnen passt, klären wir beim Einrichten gemeinsam und stimmen ihn, falls vorhanden, mit Ihrem Steuerberater ab.

Jede Rechnung, jeder Kontoauszug und jeder Beleg gehört vom ersten Tag an in einen festen Ablauf. Wir arbeiten dafür in Agenda oder in dem System, das Sie nutzen möchten. Buchungsbelege müssen nach den gesetzlichen Vorgaben geordnet aufbewahrt werden, ein digitaler Belegweg macht das leicht.

Einzelunternehmer und Freiberufler stellen Einnahmen und Ausgaben häufig in einer Einnahmenüberschussrechnung gegenüber. Wie das funktioniert, erklärt der Ratgeber Einnahmenüberschussrechnung.

Liquiditätsplan

Umsatz ist nicht Geld auf dem Konto: Kunden zahlen oft erst nach Wochen, Kosten fallen schon vorher an. Im Liquiditätsplan stellen wir mit Ihnen für jeden Monat des ersten Jahres die erwarteten Einnahmen und Ausgaben gegenüber. So sehen Sie früh, ob das Geld reicht und wann Sie handeln sollten.

Kostenübersicht

Fixe Kosten wie Miete, Versicherungen und Software laufen weiter, variable Kosten hängen von Ihren Aufträgen ab. Die Kostenübersicht zeigt, was Ihr Unternehmen monatlich mindestens einnehmen muss, um diese Kosten zu decken.

Businessplan und Grundlage für Bank und Investoren

Auf Wunsch erstellen wir mit Ihnen den Businessplan als Teil der Zahlenplanung. Er fasst Ihr Vorhaben, die Umsatz- und Kostenplanung und den Finanzbedarf übersichtlich zusammen und dient als Grundlage für Gespräche mit Bank oder Investoren.